Zasada układu akt po zakończeniu robót
Po zamknięciu robót dokumenty realizacji warto ułożyć tak, aby każdą pozycję dało się znaleźć najpierw po rodzaju, a wewnątrz rodzaju po dacie. Taki układ skraca czas sprawdzania dziennika budowy, protokołów narad oraz decyzji wydanych w toku inwestycji. Komplet pozostaje użyteczny dla kierownika budowy, inspektora nadzoru oraz osoby prowadzącej archiwum projektu, gdy trzeba wrócić do konkretnego dnia.
Segregowanie zaczyna się od oddzielenia trzech grup: dziennika budowy wraz z wpisami i załącznikami, protokołów z narad i odbiorów oraz decyzji i pism rozstrzygających kwestie powstałe w toku robót. Dokumenty pomocnicze, takie jak korespondencja bez rozstrzygnięcia, trafiają na koniec, żeby nie przysłaniały akt ważniejszych dla przebiegu budowy.
Kolejność dziennika, protokołów i decyzji
Najpierw układa się dziennik budowy. Tom albo uporządkowany plik dziennika idzie na początek kompletu, ponieważ stanowi oś chronologiczną inwestycji. Wpisy pozostają w kolejności nadania, bez przestawiania kartek według tematu. Jeżeli dziennik ma załączniki wskazane we wpisie, umieszcza się je bezpośrednio za tym wpisem albo w oznaczonej wkładce z odesłaniem do daty i numeru wpisu.
Drugą grupę tworzą protokoły. Wewnątrz tej grupy obowiązuje data sporządzenia, od najstarszej do najnowszej. Protokół narady, protokół odbioru częściowego i protokół odbioru końcowego nie mieszają się z decyzjami, nawet jeśli dotyczą tego samego dnia. Gdy w jednym dniu powstało kilka protokołów, o kolejności decyduje godzina albo numer kolejny nadany przy sporządzaniu.
Trzecią grupę stanowią decyzje i inne rozstrzygnięcia zapisane w obiegu dokumentacji budowy. Układa się je według daty wydania albo według daty wpływu do akt, przy czym w obrębie kompletu trzeba wybrać jedną regułę i stosować ją do wszystkich pozycji. Do decyzji dołącza się tylko pisma, które ją wykonują albo zmieniają, z wyraźnym odesłaniem do daty decyzji podstawowej.
Oznaczenie według daty i rodzaju
Każda jednostka akt dostaje krótkie oznaczenie złożone z rodzaju dokumentu oraz daty zapisanej kolejno jako rok, miesiąc i dzień. Do oznaczenia dodaje się zwięzły przedmiot, na przykład odbiór robót zanikających. Data w oznaczeniu musi być zgodna z datą widoczną na dokumencie, a nie z dniem włożenia kartki do teczki. Dzięki temu skorowidz i opis grzbietu segregatora prowadzą do tego samego miejsca.
Skorowidz kompletu sporządza się po ułożeniu wszystkich grup. Zawiera rodzaj dokumentu, datę, krótki opis przedmiotu i miejsce przechowywania, na przykład numer teczki albo nazwę pliku. Opis przedmiotu wskazuje robotę, odcinek albo zagadnienie i nie powtarza całej treści protokołu. Przy dokumentach powiązanych dopisuje się odesłanie, na przykład do wpisu w dzienniku budowy z tej samej daty.
Sprawdzenie kompletu przed odłożeniem
Przed zamknięciem teczki warto przejść kontrolę w tej samej kolejności, w jakiej ułożono akta. Najpierw sprawdza się, czy dziennik ma ciągłość wpisów i czy nie brakuje stron. Następnie porównuje się daty protokołów ze wpisami, które się do nich odwołują. Na końcu weryfikuje się, czy każda decyzja ma datę, oznaczenie rodzaju i pozycję w skorowidzu.
Jeżeli brakuje dokumentu, w skorowidzu zapisuje się brak oraz datę stwierdzenia luki, zamiast zostawiać puste miejsce bez śladu. Uzupełnienie wkłada się zgodnie z rodzajem i datą, a nie na końcu teczki. Po takiej korekcie nowa pozycja wchodzi między istniejące według daty, dzięki czemu skorowidz nadal pokazuje przebieg robót, a nie kolejność późniejszego kompletowania.
Gotowy komplet opisuje się nazwą inwestycji, zakresem robót i okresem, którego dotyczą akta. Na grzbiecie podaje się trzy grupy: dziennik, protokoły i decyzje. Taki opis pozwala później wyjąć właściwą teczkę bez otwierania wszystkich segregatorów z danej budowy i bez zgadywania, w której części znajdują się protokoły albo decyzje.